Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement — auch (DMS) genannt – hilft Ihnen dabei, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv zu speichern. Mit der Integration von DMS können Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente verarbeiten, erfassen, speichern und zurückverfolgen. In Unternehmen, die ihre Abläufe mit einem Dokumentenmanagement umstellen möchten, sollten alle Mitarbeiter voll und ganz hinter der Lösung stehen. Denn nur wenn alle Involvierten an einem Strang ziehen und die Vorteile der digitalen Arbeit erkennen, wird die Umstellung erfolgreich sein. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Definition realistischer Ziele, um nach entsprechender Planung die Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems möglichst schnell realisieren zu können.

Jedes DMS besteht aus Standardkomponenten. Zu diesen gehören:

• Erfassung und Speicherung: Einfache Bearbeitung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen wie Scannern und Druckern für das Dokumentenmanagement-System sowie zentrale Speicherung dieser Dokumente mithilfe einer Archivierungssoftware
• Dokumentenzugriff und Sicherung: Festlegung intelligenter Regeln für Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente. Dies ist insbesondere nützlich für vertrauliche Dokumente
• Indexierung und Abrufen: Automatisches Scannen und Indexieren von Dokumenten für eine unkomplizierte Rückverfolgung und einfaches Abrufen. Die Indexierung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, z. B. durch die Zuweisung einmaliger Tags
• Dokumente teilen: Über mehrere Systeme verlustfrei und sicher Dokumente teilen
• Zusammenarbeit: Gemeinsame Arbeit an Dokumenten bei gleichzeitiger Vermeidung mehrerer Versionen (Versionierung)
• Business Intelligence: Verwaltung, Organisation und Zugriff auf geschäftskritische Datensätze und Informationen
• Integration: Heutige Systeme verfügen über DMS-Workflow-Module und können für die Automatisierung von Prozessen und zur Reduzierung von Ineffizienzen mit anderen Systemen synchronisiert werden